Qu’est-ce que la numérisation de documents en un clic One-Touch ?
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Résumé en 60 secondes
Cet article de blog explique le processus de numérisation en un clic One-Touch d’OPEX, méthode rationalisée qui simplifie la préparation traditionnelle et laborieuse des documents dans les flux de travail de numérisation. Grâce à la numérisation One-Touch, les étapes manuelles sont réduites à un minimum : les opérateurs ouvrent simplement les documents et les numérisent avec un minimum de préparation. Pour les entreprises submergées par des tâches à forte charge documentaire, la numérisation One-Touch permet de gagner du temps, de réduire les coûts de main-d’œuvre et de protéger les données sensibles. Lisez la suite pour découvrir comment cette technologie peut accélérer votre transformation numérique, réduire vos interventions manuelles et créer des données prêtes pour l’IA afin d’obtenir des informations à l’avenir.
Introduction
Le traitement d’importants volumes de documents est chronophage et mobilise des ressources, la préparation manuelle et les fréquentes interventions ralentissant le traitement et augmentant le risque d’erreur. Les méthodes de numérisation traditionnelles comportent également des risques de sécurité puisque les documents sensibles passent entre plusieurs mains.
OPEX® a introduit le processus de numérisation One-Touch en 2003 en tant qu’approche transformatrice qui rationalise le traitement des documents. Depuis plus de vingt ans, la technologie One-Touch aide les entreprises de tous les secteurs à accélérer leur transformation numérique, à réduire leurs coûts opérationnels et à se préparer à un avenir basé sur l’IA.
Qu’est-ce que la numérisation en un clic One-Touch ?
Le processus de numérisation One-Touch regroupe plusieurs points de contact en une seule et même étape simplifiée. Les opérateurs ouvrent simplement le dossier, numérisent les documents et passent à autre chose. Cette approche rationalisée minimise les interventions manuelles, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques liés à la manipulation d’informations sensibles. Les méthodes de numérisation traditionnelles requièrent une longue préparation des documents, ce qui entraîne de multiples transferts, une main-d’œuvre accrue et un risque plus élevé de perdre ou d’exposer des informations sensibles. La numérisation One-Touch simplifie la tâche en offrant un processus rationalisé d’« ouverture et numérisation », où les opérateurs retirent les documents de l’enveloppe ou du dossier et les placent dans le scanner après un minimum de préparation.
Comment le logiciel CertainScan® d’OPEX favorise l’intelligence
Au cœur de la numérisation One-Touch, CertainScan®, suite logicielle d’imagerie de documents exclusive d’OPEX, automatise les tâches de numérisation essentielles, notamment :
- Classe automatiquement les documents en temps réel
- Insère des séparateurs virtuels, éliminant ainsi la préparation manuelle
- Saisit et valide les métadonnées critiques
- Effectue un contrôle qualité continu
- Crée des formats de données prêts pour l’IA pour une future automatisation
CertainScan permet aux entreprises de faire évoluer leurs flux de travail de numérisation de documents tout en maintenant la précision, composant crucial pour une transformation numérique réussie.
En quoi cela change-t-il mon flux de travail ?
Pour les entreprises qui s’appuient sur des flux de travail riches en documents, la transition vers One-Touch réduit considérablement le temps de préparation et la main-d’œuvre nécessaire tout en contribuant à accélérer les processus en aval.
Flux de travail actuel avec préparation manuelle des documents
Les flux de travail de numérisation traditionnels impliquent plusieurs étapes manuelles, notamment le tri des documents, la réparation, l’insertion de feuillets de séparation et les contrôles qualité. Chaque étape introduit des erreurs potentielles, augmente les coûts et nécessite des heures de main d’œuvre considérables pour gérer d’importants volumes.
Par exemple, Guarantee Trust Life (GTL) devait autrefois mobiliser les 11 collaborateurs du centre de documentation pour la préparation quotidienne du courrier afin de traiter les demandes de remboursement. Chaque document était traité jusqu’à cinq fois, mais après la mise en œuvre de One-Touch, les opérations simplifiées de GTL ont libéré neuf collaborateurs pour d’autres tâches.
Explication du flux de travail One-Touch :
Avec One-Touch, le flux de travail est regroupé. Les opérateurs ouvrent, numérisent et reclassent les documents sans avoir à les trier ou à les préparer. Le logiciel CertainScan gère automatiquement la classification des documents, les niveaux de gris et les couleurs et sépare les lots virtuels.
Après la mise en œuvre de la numérisation OPEX One-Touch, Iron Mountain Government Solutions a amélioré son efficacité de 30 % en numérisant rapidement les dossiers sensibles du gouvernement et en réduisant les besoins en personnel pour ces projets intensifs.
Avantages du processus One-Touch
Le passage à la numérisation One-Touch apporte des améliorations mesurables en termes d’efficacité, de précision et d’économies de coûts.
Gain de temps
Débit accru :la numérisation One-Touch réduit le temps de traitement en éliminant les étapes telles que la création de fiches de correctifs et le tri manuel. An Post Commerce Business Solutions a augmenté son efficacité de numérisation de 33 % en traitant 250 documents sensibles par heure, soit près du double du taux précédent. Cela a permis à An Post de répondre aux demandes croissantes de projets sans ajouter de personnel.
Précision améliorée
Contrôle qualité en temps réel : L’assurance qualité en temps réel de CertainScan minimise les erreurs telles que les images de travers ou les pages manquantes, améliorant ainsi la fiabilité des données et réduisant le nombre de nouveaux scans. Tectel SA, BPO suisse, a utilisé cette fonction pour numériser les dossiers médicaux sensibles sur site, garantissant ainsi l’exactitude des données sans en compromettre la confidentialité.
Rentable
Coûts de main-d’œuvre réduits : En rationalisant la gestion des documents, One-Touch permet aux entreprises de traiter les documents plus rapidement avec moins de personnel. GTL a constaté une réduction de 65 % des coûts de main-d’œuvre concernant la préparation des documents, ce qui permet à la plupart du personnel de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
Meilleur accès et utilisation des données
Données prêtes pour l’IA : CertainScan crée des formats numériques prêts pour l’analyse et les informations basées sur l’IA. Par exemple, pour collaborer avec une agence gouvernementale, Iron Mountain Government Solutions a intégré l’IA dans la numérisation, automatisant ainsi la création des demandes d’indemnisation et économisant 2,5 minutes par document sur les flux de travail à volume élevé.
Évolutivité
Adaptable à toutes les industries : La numérisation One-Touch peut gérer divers types et volumes de documents, des dossiers de patients des soins de santé aux archives gouvernementales sensibles. Le cabinet familial britannique Dr Stephenson & Partners a récupéré 270 mètres carrés d’espace clinique en numérisant les dossiers de ses patients.
Conclusion
Le processus One-Touch Scanning d’OPEX redéfinit les flux de travail de documents traditionnels en les simplifiant, en augmentant la rapidité et en réduisant le nombre d’erreurs.
En combinant un traitement efficace avec des résultats prêts pour l’IA, les entreprises peuvent obtenir des avantages opérationnels immédiats tout en se préparant aux opportunités d’automatisation avancées.
Qu’il s’agisse de gérer des dossiers de soins de santé, de traiter des demandes d’indemnisation des compagnies d’assurance ou de traiter des documents gouvernementaux, la numérisation One-Touch offre une solution qui évolue en fonction de vos besoins. Si vous êtes prêt à optimiser la gestion de vos documents et à favoriser la transformation numérique, contactez OPEX dès aujourd’hui et découvrez comment la numérisation One-Touch peut transformer vos opérations.
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