60-Sekunden-Zusammenfassung
In diesem Blog-Beitrag wird das One-Touch Scanning-Verfahren von OPEX erläutert, eine optimierte Methode, die die traditionelle, arbeitsintensive Vorbereitung von Dokumenten in Scan-Workflows vereinfacht. Mit One-Touch Scanning werden manuelle Schritte auf ein Minimum reduziert: Bediener öffnen einfach Dokumente einfach und scannen sie nach kurzer Vorbereitung. Dank One-Touch Scanning sparen Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen nicht nur Zeit und Arbeitskosten, sondern können auch sensible Daten schützen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie diese Technologie die digitale Transformation beschleunigen, manuelle Eingriffe reduzieren und KI-fähige Daten für zukünftige Erkenntnisse generieren kann.
Einleitung
Die Bearbeitung großer Dokumentenvolumen kostet Zeit und Ressourcen, da die manuelle Vorbereitung und häufige Touchpoints die Verarbeitung verlangsamen und das Fehlerpotenzial erhöhen. Herkömmliche Scanning-Methoden sind auch mit Sicherheitsrisiken verbunden, da sensible Dokumente durch mehrere Hände gehen.
OPEX® führte 2003 das One-Touch Scanning-Verfahren ein, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren. Seit mehr als zwei Jahrzehnten hilft die One-Touch-Technologie Unternehmen aus allen Branchen dabei, ihre digitale Transformation zu beschleunigen, Betriebskosten zu senken und sich auf eine KI-gestützte Zukunft vorzubereiten.
Was ist One-Touch Scanning?
Das One-Touch Scanning-Verfahren reduziert mehrere Touchpoints auf einen einfachen Schritt. Die Bediener öffnen einfach einen Ordner, scannen die Dokumente und setzen ihre Arbeit fort. Durch diesen vereinfachten Ansatz werden manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert, was Zeit spart und die Risiken im Umgang mit sensiblen Daten reduziert. Bei konventionellen Scanning-Methoden müssen die Dokumente aufwendig vorbereitet werden, was bedeutet, dass die Dokumente mehrfach weitergegeben werden müssen, mehr Arbeit erforderlich ist und ein höheres Risiko besteht, dass sensible Daten verloren gehen oder offengelegt werden. One-Touch Scanning vereinfacht dieses Verfahren durch ein optimiertes „Öffnen und Scannen“-Verfahren, bei dem der Bediener die Dokumente aus dem Umschlag oder der Mappe nimmt und sie mit minimaler Vorbereitung in den Scanner mit automatischem Einzug legt.
Wie OPEX CertainScan® Software für mehr Intelligenz sorgt
Das Herzstück von One-Touch Scanning ist CertainScan®, die proprietäre Software-Suite von OPEX, die wichtige Scanaufgaben automatisiert, wie zum Beispiel:
- automatische Klassifizierung von Dokumenten in Echtzeit
- Einsatz von virtuellen Trennblättern, wodurch die manuelle Vorbereitung entfällt
- Erfassung und Validierung wichtiger Metadaten
- Durchführung einer kontinuierlichen Qualitätskontrolle
- Erzeugung von KI-fähigen Datenformaten für die zukünftige Automatisierung
Mit CertainScan können Unternehmen ihre Workflows zur Dokumentendigitalisierung skalieren und gleichzeitig präzise arbeiten – eine entscheidende Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation.
Inwiefern verändert dies meinen Arbeitsablauf?
Unternehmen, die auf umfangreiche Arbeitsabläufe mit Dokumenten angewiesen sind, können durch den Umstieg auf One-Touch die Vorbereitungszeit und den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren und gleichzeitig die nachgelagerten Verfahren beschleunigen.
Aktueller Arbeitsablauf mit manueller Dokumentvorbereitung
Herkömmliche Scanning-Arbeitsabläufe umfassen mehrere manuelle Schritte, einschließlich des Sortierens von Dokumenten, der Ausbesserung, des Einfügens von Trennblättern und der Qualitätskontrolle. Jeder Schritt kann Fehler verursachen, steigert die Kosten und erfordert beträchtliche Arbeitsstunden, um das hohe Volumen zu bewältigen.
Bei Guarantee Trust Life (GTL) mussten beispielsweise alle elf Mitarbeiter des Dokumentenzentrums die tägliche Post für die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen vorbereiten. Jedes Dokument wurde bis zu fünf Mal bearbeitet, aber nach der Einführung von One-Touch konnte GTL die Vorgänge rationalisieren und neun Mitarbeiter für andere Aufgaben einsetzen.
Der One-Touch-Arbeitsablauf im Detail:
Mit One-Touch verkürzt sich der Arbeitsablauf. Die Bediener öffnen, scannen und archivieren Dokumente ohne aufwendige Vorsortierung oder Vorbereitung. Die CertainScan-Software verwaltet automatisch die Dokumentenklassifizierung, wechselt zwischen Graustufen und Farbe und trennt virtuelle Dokumentenstapel.
Nach der Implementierung von OPEX One-Touch Scanning steigerte Iron Mountain Government Solutions seine Effizienz um 30 %, indem das Unternehmen sensible Behördenunterlagen schnell digitalisierte und den Personalbedarf für diese intensiven Projekte reduzierte.
Vorteile des One-Touch-Verfahrens
Der Umstieg auf One-Touch Scanning bietet messbare Verbesserungen in den Bereichen Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen.
Zeitersparnis
Höherer Durchsatz: One-Touch Scanning verkürzt die Bearbeitungszeit, da Schritte wie die Erstellung von Korrekturbögen und das manuelle Sortieren entfallen. An Post Commerce Business Solutions steigerte seine Scaneffizienz um 33 % und verarbeitete 250 sensible Dokumente pro Stunde – fast zweimal mehr Dokumente als zuvor wurden gescannt. Dadurch konnte An Post die steigenden Projektanforderungen ohne zusätzliches Personal erfüllen.
Verbesserte Datengenauigkeit
Qualitätskontrolle in Echtzeit: Die Qualitätssicherung in Echtzeit von CertainScan minimiert Fehler wie schiefe Bilder oder fehlende Seiten, erhöht die Zuverlässigkeit der Daten und reduziert die Anzahl von erneuten Scans. Tectel SA, ein Schweizer BPO, nutzte diese Funktion, um sensible medizinische Unterlagen vor Ort zu digitalisieren und so die Genauigkeit der Daten ohne Gefährdung der Privatsphäre sicherzustellen.
Kosteneffizienz
Reduzierte Arbeitskosten: Durch die Rationalisierung der Dokumentenabwicklung können Unternehmen dank One-Touch ihre vielen Dokumente schneller und mit weniger Personal scannen und bearbeiten. GTL konnte die Arbeitskosten für die Vorbereitung von Dokumenten um 65 % senken, wodurch sich der Großteil der Mitarbeiter auf wertvollere Aufgaben konzentrieren konnte
Verbesserte Barrierefreiheit und Datennutzung
KI-fähige Daten: CertainScan erstellt digitale Formate, die für Analysen und KI-gesteuerte Erkenntnisse bereit sind. Beispielsweise hat Iron Mountain Government Solutions in Zusammenarbeit mit einer Regierungsbehörde bei der Digitalisierung KI eingesetzt, um die Erstellung von Anträgen zu automatisieren und bei umfangreichen Arbeitsabläufen 2,5 Minuten pro Dokument zu sparen..
Skalierbarkeit
Branchenübergreifend anpassbar: One-Touch Scanning kann verschiedene Dokumententypen und -mengen verarbeiten, von Patientenakten im Gesundheitswesen bis hin zu sensiblen Behördenarchiven. Dr. Stephenson & Partners, eine Hausarztpraxis im Vereinigten Königreich, hat durch die Digitalisierung von Patientenakten 270 Quadratmeter Praxisfläche zurückgewonnen.
Fazit
Das One-Touch Scanning-Verfahren von OPEX revolutioniert die herkömmlichen Arbeitsabläufe für Dokumente durch Vereinfachung der einzelnen Arbeitsschritte, höhere Geschwindigkeit und geringere Fehleranfälligkeit.
Durch die Kombination von effizienter Verarbeitung und KI-fähigen Ausgaben können Unternehmen sofortige betriebliche Vorteile erzielen und sich gleichzeitig auf fortgeschrittene Automatisierungsmöglichkeiten vorbereiten.
Ob bei der Verwaltung von Krankenakten, der Bearbeitung von Versicherungsansprüchen oder der Bearbeitung von Behördendokumenten – One-Touch Scanning bietet eine skalierbare Lösung, die mit Ihren Anforderungen wächst. Wenn Sie bereit sind, Ihr Dokumentenmanagement zu optimieren und den digitalen Wandel voranzutreiben, wenden Sie sich noch heute an OPEX und erfahren Sie, wie One-Touch Scanning Ihre Abläufe verändern kann.
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