Numérisation Right-Speed : Révolutionner l’efficacité du traitement des documents
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Résumé en 60 secondes
La numérisation Right-Speed™ est une approche transformatrice du traitement des documents conçue pour adapter les vitesses de numérisation en fonction de l’état et de la complexité de chaque document. Contrairement à la numérisation haute vitesse traditionnelle qui rencontre des difficultés lorsque les documents sont fragiles ou variés, la numérisation Right-Speed s’ajuste en temps réel, traitant des piles propres et uniformes à haute vitesse tout en manipulant des articles délicats ou complexes avec plus de soin.
Numérisation Right-Speed™ : Révolutionner l’efficacité du traitement des documents
La pression pour maximiser l’efficacité et réduire les coûts opérationnels continue de croître dans la gestion des documents. Des demandes d’indemnisation aux dossiers fiscaux, les entreprises de nombreux secteurs gèrent un volume toujours croissant de documents dont la taille, la qualité et le format varient. Cette diversité représente un défi pour les scanners à grande vitesse traditionnels qui ont du mal à traiter des documents de différentes conditions et différents types dans un flux de travail unique et transparent. La numérisation Right-Speed offre une nouvelle approche qui adapte la vitesse de numérisation aux exigences uniques de chaque document, garantissant une efficacité, une qualité et une polyvalence optimales.
Scanner OPEX® Gemini® Right-Speed
Qu’est-ce que la numérisation Right-Speed ?
La numérisation Right-Speed est une méthode innovante qui ajuste intelligemment la vitesse du processus de numérisation pour répondre aux besoins spécifiques de chaque document. Traditionnellement, les scanners à grande vitesse promettent un débit rapide mais ont souvent du mal à gérer les documents « problématiques » ou délicats qui nécessitent une attention particulière.
Plutôt que de traiter tous les documents comme identiques, la numérisation Right-Speed adapte le rythme de numérisation en fonction de facteurs tels que l’état du papier, leur taille et la complexité des tâches. Les documents en bon état et uniformes peuvent être traités rapidement, tandis que les documents plus délicats, irréguliers ou complexes peuvent être numérisés à une vitesse plus lente pour garantir la qualité et éviter les dommages. Cette flexibilité élimine le besoin de machines multiples ou de pré-tri fastidieux, ce qui permet de numériser efficacement divers types de documents en un seul flux de travail.
Les défis de la lecture à grande vitesse traditionnelle
Depuis des années, le secteur de l’imagerie documentaire s’appuie sur la numérisation à grande vitesse pour traiter de grands volumes de papier en bon état. Bien que rapide, cette méthode requiert que tous les documents sont uniformes et prêts à être numérisés à une vitesse constante. Cependant, dans la vraie vie, les documents correspondent rarement à cet idéal. Les documents plus anciens, les documents fiscaux ou les documents juridiques sont souvent fragiles, déchirés ou de tailles variables. La numérisation à grande vitesse traditionnelle a des difficultés à gérer ces types, nécessitant une préparation manuelle supplémentaire, comme des travaux de réparation, la séparation de différents types de documents ou l’insertion de feuillets supplémentaires. Cela ralentit non seulement le processus, mais augmente également les coûts de main-d’œuvre et le risque d’endommager les documents sensibles.
Numérisation traditionnelle
Pourquoi la lecture Right-Speed résout les problèmes de la vraie vie
La numérisation Right-Speed est particulièrement bénéfique pour les entreprises qui gèrent à la fois des tâches « nettes » et des tâches « embrouillées ».
Scénario 1
Un centre des impôts gère de faibles volumes de courrier la plupart de l’année mais, pendant la période de pointe de la période fiscale de février à avril, le centre connaît une hausse des déclarations, y compris les déclarations des entreprises qui couvrent des centaines de pages. Pendant la majeure partie de l’année, les documents peuvent être traités efficacement en mode extraction et numérisation sans préparation. Cependant, pendant les périodes de pointe, la numérisation Right-Speed permet un traitement à grande vitesse pour les grosses déclarations et des piles de travail préparé, ce qui permet au centre de s’adapter à la fluctuation des charges de travail de manière transparente et d’optimiser son efficacité tout au long de l’année.
Scénario 2
Un établissement financier traite deux types de documents : des demandes de clients rationalisées d’une page qui nécessitent une préparation minimale et sont parfaites pour la numérisation à grande vitesse, et d’anciens dossiers en souffrance, y compris les demandes de prêt de plusieurs pages et les documents fiscaux souvent endommagés ou irréguliers. La numérisation Right-Speed optimise ce flux de travail en permettant aux opérateurs de passer d’un mode à grande vitesse pour les demandes en bon état à un mode plus lent, en alimentation directe, pour les documents délicats et complexes. Cette flexibilité réduit le temps de préparation manuelle, préserve l’intégrité des documents et rationalise l’ensemble du processus de numérisation, permettant ainsi à l’entreprise de gérer efficacement les tâches à volume élevé et sensibles dans un flux de travail unique et transparent.
Productivité accrue et réduction des coûts
La numérisation Right-Speed optimise les flux de travail de numérisation et permet de réaliser des économies substantielles. En éliminant le besoin de préparation supplémentaire et de plusieurs appareils, les entreprises peuvent réduire le nombre d’heures de travail, minimiser la maintenance des équipements et utiliser efficacement un espace limité.
La numérisation Right-Speed permet aux entreprises d’ajuster les niveaux d’affectation en personnel pour s’adapter aux fluctuations saisonnières, maximisant ainsi la productivité sans avoir à entretenir des machines supplémentaires. Il en résulte un meilleur retour sur investissement car les entreprises peuvent gérer efficacement des volumes élevés tout en minimisant le gaspillage de ressources.
Opérations de gestion des documents pour l’avenir
Alors que le traitement des données continue d’évoluer, la numérisation Right-Speed offre une solution qui évolue avec l’entreprise. Sa capacité à traiter toutes sortes de documents et à s’adapter à la fluctuation des volumes aide la numérisation Right-Speed à préparer les entreprises à relever les défis de demain. Elle offre la souplesse nécessaire pour s’intégrer de manière transparente aux systèmes back-end, gérer les normes de conformité et traiter en toute sécurité les informations sensibles, le tout dans un flux de travail unique et efficace.
La puissance de la numérisation Right-Speed avec OPEX® Gemini®
Le scanner OPEX® Gemini® rassemble tout le potentiel de la numérisation Right-Speed. Grâce à des fonctions avancées telles que la capacité d’alimentation double, la détection d’alimentation multiple et l’imagerie haute résolution, le scanner Gemini traite efficacement tout type de travaux, des piles propres aux travaux complexes à différents types de papier. Sa conception configurable lui permet de s’adapter à différentes charges de travail, tandis que l’intégration de la suite logicielle OPEX CertainScan® garantit que chaque numérisation répond aux strictes normes de qualité et de sécurité. Le scanner Gemini offre aux entreprises l’adaptabilité, l’efficacité et la sécurité nécessaires pour gérer divers flux de travail de documents, aujourd’hui et à l’avenir.
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