Quand externaliser plutôt qu’investir dans la technologie de numérisation en interne
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Résumé en 60 secondes
Devez-vous externaliser la numérisation de vos documents ou investir dans une solution de numérisation interne ? Choisir la bonne approche pour numériser vos documents dépend de facteurs tels que le volume, le coût, la sécurité et l’évolutivité. Ce blog explore les considérations clés pour vous aider à choisir la meilleure approche pour votre entreprise. Lisez la suite pour en savoir plus et trouver la solution adaptée aux besoins de votre entreprise.
Quand externaliser plutôt que d’investir dans la technologie de numérisation en interne
La numérisation des documents physiques est essentielle pour améliorer l’efficacité, assurer la conformité et libérer de précieuses données aux fins d’analyse. Mais les entreprises doivent-elles externaliser la numérisation de leurs documents auprès d’un fournisseur d’externalisation des processus métier (Business Process Outsourcing, BPO) ou investir dans une solution de numérisation interne, telle que les scanners de production OPEX® Falcon®+ ou OPEX Gemini® ?
La réponse dépend de facteurs tels que le volume de documents, le budget, le calendrier, les exigences de sécurité et les objectifs stratégiques à long terme de l’entreprise. Nous examinons ci-dessous les considérations clés pour prendre cette décision.
Sous-traiter la numérisation des documents à un BPO
L’externalisation de la numérisation vers un BPO peut être une option viable pour les entreprises qui ont des besoins spécifiques. Voici quand l’externalisation peut avoir le plus de sens :
Besoins de numérisation irréguliers ou de faible volume
Si votre entreprise gère occasionnellement des projets de numérisation ou ne génère pas systématiquement de grands volumes de documents papier, l’externalisation à un BPO peut être plus rentable. Elle élimine le besoin d’investir dans des équipements haut de gamme qui peuvent rester inactifs pendant de longues périodes.
Délais serrés pour traiter d’importants retards
L’externalisation est idéale pour les entreprises confrontées à d’importants retards qui doivent être traités rapidement. Les fournisseurs de BPO disposent des ressources, du personnel et de l’expertise nécessaires pour faire évoluer les opérations et traiter des projets de numérisation à volume élevé dans des délais serrés.
Expertise ou ressources internes limitées
Les entreprises qui manquent de personnel informatique, d’expérience en matière de numérisation au niveau de la production et d’extraction de données bénéficient de l’externalisation. Les BPO gèrent tout, de la préparation des documents à la garantie d’une qualité d’image optimale en passant par l’indexation des données pour une récupération facile.
Conformité rigoureuse ou normes de qualité
De nombreux BPO se spécialisent dans les secteurs soumis à de strictes exigences en matière de conformité et de sécurité, tels que les soins de santé, les finances et le gouvernement. Si votre entreprise doit respecter des réglementations telles que la loi HIPAA ou le RGPD, l’externalisation à un BPO réputé garantit la conformité et la tranquillité d’esprit.
Investir dans une solution interne
Volumes de documents élevés ou récurrents
Les entreprises qui génèrent constamment de grands volumes de documents papier ont intérêt à posséder un scanner de production. Les scanners OPEX, réputés pour leur efficacité et leur flexibilité, gèrent divers types et tailles de documents, ce qui les rend idéaux pour les opérations quotidiennes.
Besoin d’un contrôle et d’une sécurité absolus
Pour les industries qui traitent des informations sensibles, telles que les cabinets juridiques ou les établissements financiers, maintenir la numérisation en interne garantit un contrôle optimal sur la gestion et le stockage des documents. Les scanners comme l’OPEX Falcon+ sont conçus avec des fonctionnalités avancées pour aider à gérer les données en toute sécurité, minimisant ainsi le risque de violations.
Rentabilité à long terme
Bien que le coût initial d’achat d’un scanner puisse sembler élevé, il est souvent plus rentable à long terme que les frais récurrents associés à l’externalisation. Cela est particulièrement vrai pour les organisations qui ont des besoins de numérisation réguliers.
Configuration et intégration des flux de travail
Les scanners de production, comme l’OPEX Gemini, sont conçus pour s’intégrer de manière transparente aux flux de travail existants. Ils peuvent être configurés pour répondre à des besoins organisationnels spécifiques, y compris le tri des documents, l’indexation et l’extraction avancée des données. Ce niveau de contrôle est difficile à atteindre avec les services BPO.
Flexibilité dans la gestion des différents types de documents
Les OPEX Falcon+ et OPEX Gemini excellent dans la gestion de divers types de documents, du papier standard aux documents de taille inhabituelle ou fragiles. Cette flexibilité est inestimable pour les entreprises qui ont des besoins de numérisation uniques.
Considérations clés avant de prendre une décision
Coût total de possession (Total Cost of Ownership, TCO)
Évaluez le coût d’achat, de maintenance et d’exploitation d’un scanner de production par rapport aux frais d’externalisation. N’oubliez pas de prendre en compte les coûts cachés, y compris la formation du personnel ou les temps d’arrêt opérationnels, lorsque vous calculez votre retour sur investissement.
Caractère sensible des documents
Si vos documents contiennent des données hautement sensibles, le fait de garder le processus en interne peut être mieux aligné sur votre stratégie de gestion des risques.
Besoins d’évolutivité
Pour les entreprises qui s’attendent à une augmentation des besoins en numérisation, l’achat d’une solution évolutive comme les scanners OPEX peut assurer la pérennité des opérations.
Délai d’exécution
Si vous avez besoin d’une numérisation rapide et que vous disposez des ressources nécessaires pour la gérer en interne, investir dans un scanner de production sera probablement plus rapide que l’externalisation.
Le meilleur des deux mondes : L’approche hybride
Dans certains cas, une approche hybride peut être la meilleure solution. Par exemple, une entreprise pourrait gérer la numérisation de routine en interne avec un scanner OPEX Falcon+ ou Gemini tout en externalisant des projets périodiques à volume élevé vers un BPO. Cette flexibilité permet aux entreprises d’équilibrer coûts, efficacité et évolutivité.
Conclusion
Le choix entre externaliser la numérisation des documents et investir dans un scanner de production, comme OPEX Falcon+ ou OPEX Gemini, dépend des besoins uniques de votre entreprise. Les entreprises qui ont des besoins réguliers et importants en termes de volume ou des impératifs rigoureux en matière de sécurité peuvent considérer que la numérisation en interne permet un meilleur contrôle et des économies à long terme. À l’inverse, les entreprises qui ont des besoins sporadiques ou ponctuels peuvent bénéficier de la commodité et de l’expertise d’un BPO.
Comprendre vos objectifs de numérisation des documents, votre budget et vos priorités opérationnelles est essentiel pour prendre la bonne décision. Que vous choisissiez d’externaliser, d’investir dans un scanner de production ou d’adopter une approche hybride, la numérisation est une étape vers une meilleure efficacité, une meilleure accessibilité et une meilleure croissance de l’entreprise.
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