60-Sekunden-Zusammenfassung
Sollten Sie die Digitalisierung von Dokumenten an einen Scanservice auslagern oder in eine eigene Scanlösung investieren? Welcher Ansatz für die Digitalisierung Ihrer Dokumente der richtige ist, hängt von Faktoren wie Volumen, Kosten, Sicherheit und Skalierbarkeit ab. Dieser Blog befasst sich mit den wichtigsten Überlegungen, die Ihnen helfen, den besten Ansatz für Ihr Unternehmen zu wählen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren und die richtige Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen zu finden.
Outsourcing vs. Investition in eigene Scantechnologie
Die Digitalisierung physischer Dokumente ist unerlässlich, um die Effizienz zu steigern, Compliance zu gewährleisten und wertvolle Daten für die Analyse freizugeben. Unternehmen stehen jedoch vor einer wichtigen Entscheidung: Sollen sie die Digitalisierung von Dokumenten an einen Business Process Outsourcing (BPO) Service auslagern oder in eine eigene Scanlösung wie die Produktionsscanner OPEX® Falcon®+ oder OPEX Gemini® investieren?
Die Antwort hängt von Faktoren wie dem Volumen der Dokumente, dem Budget, dem Zeitplan, den Sicherheitsanforderungen und den langfristigen strategischen Zielen des Unternehmens ab. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Überlegungen zur Entscheidungsfindung ein.
Outsourcing der Dokumentendigitalisierung an ein BPO
Die Auslagerung der Digitalisierung an ein BPO kann für Unternehmen mit besonderen Anforderungen eine sinnvolle Option sein. Aus den folgenden Gründen könnte das Outsourcing besonders sinnvoll sein:
Unregelmäßiger oder geringfügiger Digitalisierungsbedarf
Wenn Ihr Unternehmen nur gelegentlich Digitalisierungsprojekte durchführt oder nicht ständig große Mengen an Papierdokumenten erzeugt, kann die Auslagerung an ein BPO kostengünstiger sein. Dadurch ist es nicht mehr notwendig, in High-End-Geräte zu investieren, die möglicherweise für längere Zeit ungenutzt bleiben.
Knappe Fristen für große Rückstände
Outsourcing ist ideal für Unternehmen, die erhebliche Rückstände schnell bearbeiten müssen. BPO-Anbieter verfügen über die Ressourcen, das Personal und das Fachwissen, um die Abläufe zu skalieren und Digitalisierungsprojekte mit hohem Volumen innerhalb knapper Fristen abzuwickeln.
Begrenzte interne Expertise oder Ressourcen
Für Unternehmen, die über kein IT-Personal, keine Erfahrung mit Scannen auf Produktionsebene und Datenextraktion verfügen, ist das Outsourcing von Vorteil. BPOs kümmern sich um alles, von der Vorbereitung der Dokumente über die Sicherstellung einer optimalen Bildqualität bis hin zur Indizierung der Daten für einen einfachen Abruf.
Strenge Compliance- oder Qualitätsstandards
Viele BPOs sind auf Branchen mit strengen Compliance- und Sicherheitsanforderungen spezialisiert, wie z. B. das Gesundheitswesen, das Finanzwesen und Regierungsbehörden. Wenn Ihr Unternehmen Vorschriften wie HIPAA oder die DSGVO einhalten muss, gewährleistet die Auslagerung an ein seriöses BPO die Compliance und gibt Ihnen ein beruhigendes Gefühl.
Investition in eine eigene Lösung
Hohe oder regelmäßige Dokumentenvolumen
Für Unternehmen, die regelmäßig große Mengen an Papierdokumenten erzeugen, ist ein eigener Produktionsscanner besser geeignet. OPEX-Scanner, die für ihre Effizienz und Flexibilität bekannt sind, verarbeiten verschiedene Dokumententypen und -größen und sind damit ideal für den täglichen Betrieb.
Bedarf an vollständiger Kontrolle und Sicherheit
Für Branchen, die mit sensiblen Informationen arbeiten – wie z. B. Anwaltskanzleien oder Finanzinstitute – gewährleistet die Digitalisierung im eigenen Haus eine maximale Kontrolle über die Handhabung und Speicherung von Dokumenten. Scanner wie der OPEX Falcon+ bieten fortschrittliche Funktionen für die sichere Verwaltung von Daten und minimieren das Risiko von Datenschutzverletzungen.
Langfristige Kosteneffizienz
Auch wenn die Anschaffungskosten für einen Scanner zunächst hoch erscheinen mögen, sind sie langfristig gesehen oft niedriger als die laufenden Gebühren, die mit dem Outsourcing an einen Scanservice verbunden sind. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die einen fortlaufenden Digitalisierungsbedarf haben.
Konfiguration und Arbeitsablaufintegration
Produktionsscanner wie OPEX Gemini wurden zur nahtlosen Integration in bestehende Arbeitsabläufe entwickelt. Sie können so konfiguriert werden, dass sie spezifische Unternehmensanforderungen erfüllen, einschließlich Dokumentensortierung, Indexierung und erweiterte Datenextraktion. Dieses Maß an Kontrolle ist bei BPO-Scanservices nur schwer zu erreichen.
Flexibilität bei der Bearbeitung verschiedener Dokumenttypen
Der OPEX Falcon+ und der OPEX Gemini eignen sich hervorragend für die Verarbeitung verschiedener Dokumententypen – von Standardpapier bis hin zu ungewöhnlichen oder empfindlichen Materialien. Für Unternehmen mit besonderen Scan-Anforderungen ist diese Flexibilität von unschätzbarem Wert.
Wichtige Überlegungen vor der Entscheidung
Gesamtbetriebskosten (TCO)
Bewerten Sie die Kosten für den Kauf, die Wartung und den Betrieb eines Produktionsscanners im Vergleich zu den Kosten für das Outsourcing. Denken Sie auch an versteckte Kosten, wie z. B. die Schulung des Personals oder Ausfallzeiten, wenn Sie den ROI einrechnen.
Sensible Daten dokumentieren
Wenn Ihre Dokumente hochsensible Daten enthalten, kann eine interne Bearbeitung besser zu Ihrer Risikomanagementstrategie passen.
Anforderungen an die Skalierbarkeit
Für Unternehmen, die mit wachsenden Digitalisierungsanforderungen rechnen, kann der Kauf einer skalierbaren Lösung wie OPEX-Scanner für zukunftssichere Vorgänge sorgen.
Bearbeitungszeit
Wenn Sie schnell Dokumente digitalisieren und archivieren müssen und über die Ressourcen verfügen, dies intern zu bewerkstelligen, ist die Investition in einen Produktionsscanner wahrscheinlich schneller als das Outsourcing.
Das Beste aus beiden Welten: Ein hybrider Ansatz
In manchen Fällen könnte ein hybrider Ansatz die beste Lösung darstellen. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel routinemäßige Scanvorgänge intern mit einem OPEX Falcon+ oder Gemini-Scanner durchführen, während es gelegentliche Projekte mit hohem Volumen an ein BPO auslagert. Dank dieser Flexibilität können Unternehmen Kosten, Effizienz und Skalierbarkeit in Einklang bringen.
Fazit
Die Entscheidung zwischen dem Outsourcing der Dokumentendigitalisierung und der Investition in einen eigenen Produktionsscanner, wie den OPEX Falcon+ oder OPEX Gemini, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Unternehmen, die ständig große Mengen an Dokumenten benötigen oder strenge Sicherheitsvorschriften einhalten müssen, werden feststellen, dass das Scannen im eigenen Haus mehr Kontrolle und langfristige Einsparungen bietet. Umgekehrt können Unternehmen mit gelegentlichem oder einmaligem Bedarf von den praktischen Vorzügen und dem Fachwissen eines BPO profitieren.
Um die richtige Entscheidung zu treffen, müssen Sie Ihre Ziele für die Digitalisierung von Dokumenten, Ihr Budget und Ihre betrieblichen Prioritäten kennen. Ganz gleich, ob Sie sich für Outsourcing, die Investition in einen eigenen Produktionsscanner oder einen hybriden Ansatz entscheiden: die Digitalisierung bedeutet immer einen Schritt zu mehr Effizienz, Barrierefreiheit und Unternehmenswachstum.
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