60-Sekunden-Zusammenfassung
Right-Speed™ Scanning ist ein revolutionärer Ansatz für die Dokumentenverarbeitung, der die Scangeschwindigkeit an den Zustand und die Komplexität des jeweiligen Dokuments anpasst. Anders als das herkömmliche Hochgeschwindigkeitsscannen, das bei empfindlichen oder unterschiedlichen Dokumenten an seine Grenzen stößt, passt sich Right-Speed Scanning in Echtzeit an und verarbeitet saubere, einheitliche Dokumentenstapel mit hoher Geschwindigkeit, während empfindliche oder komplexe Dokumente vorsichtiger bearbeitet werden.
Right-Speed™ Scanning: Revolutionierung der effizienten Dokumentenverarbeitung
Der Druck, die Effizienz zu maximieren und die Betriebskosten zu senken, nimmt im Dokumentenmanagement weiter zu. Von Versicherungsansprüchen bis hin zu Steuerunterlagen verwalten Unternehmen in vielen Branchen ein ständig wachsendes Volumen an Dokumenten mit unterschiedlichen Größen, Qualitäten und Formaten. Diese Vielfalt stellt herkömmliche Hochgeschwindigkeitsscanner vor eine Herausforderung, da sie mit der Verarbeitung von Dokumenten unterschiedlicher Beschaffenheit und Art in einem einzigen, nahtlosen Arbeitsablauf überfordert sind. Right-Speed Scanning bietet einen neuen Ansatz, der die Scangeschwindigkeit an die individuellen Anforderungen eines jeden Dokuments anpasst und so optimale Effizienz, Qualität und Vielseitigkeit gewährleistet.
OPEX® Gemini® Right-Speed Scanner
Was ist Right-Speed Scanning?
Right-Speed Scanning ist eine innovative Methode, bei der die Geschwindigkeit des Scanvorgangs intelligent an die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Dokuments angepasst wird. Üblicherweise versprechen Hochgeschwindigkeitsscanner einen schnellen Durchlauf, haben aber oft Probleme bei der Verarbeitung von „unordentlichen“ oder empfindlichen Dokumenten, die besondere Sorgfalt erfordern.
Anstatt alle Dokumente nach demselben Schema zu behandeln, passt Right-Speed Scanning die Scan-Geschwindigkeit an Faktoren wie Papierbeschaffenheit, Größe und Komplexität des Auftrags an. Saubere, einheitliche Dokumente können schnell verarbeitet werden, während empfindlichere, ungewöhnliche oder komplexe Dokumente mit einer langsameren Geschwindigkeit gescannt werden können, um die Qualität zu gewährleisten und Schäden zu vermeiden. Dank dieser Flexibilität werden mehrere Geräte oder mühsames Vorsortieren überflüssig, sodass verschiedene Arten von Dokumenten in einem einzigen Arbeitsablauf effizient gescannt werden können.
Die Herausforderungen des herkömmlichen Hochgeschwindigkeitsscannens
Seit Jahren verlässt sich die Branche der Dokumentenverarbeitung auf das Hochgeschwindigkeitsscannen, um große Mengen an sauberem Papier zu verarbeiten. Obwohl diese Methode schnell ist, setzt sie voraus, dass alle Dokumente einheitlich sind und mit gleichbleibender Geschwindigkeit gescannt werden können. Echte Dokumente entsprechen jedoch selten diesem Ideal. Historische Aufzeichnungen, Steuerunterlagen oder rechtliche Papiere sind oft empfindlich, eingerissen oder haben unterschiedliche Größen. Hierbei stößt das herkömmliche Hochgeschwindigkeitsscannen an seine Grenzen, denn es erfordert zusätzliche manuelle Vorbereitungen wie Ausbesserungen, das Trennen verschiedener Dokumenttypen oder das Einlegen von Zusatzblättern. Dies verlangsamt nicht nur den Prozess, sondern erhöht auch die Arbeitskosten und das Risiko, empfindliche Materialien zu beschädigen.
Herkömmliches Scannen
Wie Right-Speed Scanning reale Probleme löst
Right-Speed Scanning ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die sowohl „saubere“ als auch „chaotische“ Aufträge verwalten.
Szenario 1
Ein Finanzamt bearbeitet die meiste Zeit des Jahres ein geringes Postaufkommen, aber in der Hochsaison von Februar bis April kommt es zu einer Flut von Steuererklärungen, bei denen einige Unternehmen Hunderte von Seiten einreichen. Die meiste Zeit des Jahres können Dokumente im Extraktions- und Scannermodus ohne Vorbereitung effizient verarbeitet werden. In der Hochsaison hingegen ermöglicht Right-Speed Scanning, die Scangeschwindigkeit von langen Rücksendungen und vorbereiteten Arbeitsstapeln zu erhöhen, sodass sich das Büro nahtlos an die schwankende Arbeitsbelastung anpassen und die Effizienz das ganze Jahr über maximieren kann.
Szenario 2
Ein Finanzinstitut verarbeitet zwei Arten von Dokumenten: übersichtliche, einseitige Kundenanträge, die nur minimale Vorbereitungen erfordern und sich perfekt für das Hochgeschwindigkeitsscannen eignen, und alte historische Unterlagen, einschließlich mehrseitiger Kreditanträge und Steuerunterlagen, die oft beschädigt oder uneinheitlich sind. Right-Speed Scanning optimiert diesen Arbeitsablauf, da es dem Bediener ermöglicht, zwischen einem Hochgeschwindigkeitsmodus für saubere Anwendungen und einem langsameren Einzugsmodus für empfindliche, komplexe Unterlagen zu wechseln. Dank dieser Flexibilität verringert sich die manuelle Vorbereitungszeit, die Integrität der Dokumente bleibt erhalten und der gesamte Scanprozess wird rationalisiert, wodurch das Unternehmen sowohl hochvolumige als auch sensible Aufträge in einem einzigen, nahtlosen Arbeitsablauf effizient bearbeiten kann.
Höhere Produktivität und geringere Kosten
Durch Dokumentenverarbeitung mit Right-Speed Scanning optimieren Sie die Arbeitsabläufe und Kosten werden erheblich reduziert. Durch den Wegfall zusätzlicher Vorbereitungen und mehrerer Geräte können Unternehmen die Arbeitsstunden reduzieren, die Wartung der Geräte minimieren und den begrenzten Platz effizient nutzen.
Mit Right Speed Scanning können Unternehmen den Personalbestand an saisonale Schwankungen anpassen und so die Produktivität maximieren, ohne dass für die Wartung zusätzlicher Geräte weitere Kosten anfallen. Das Ergebnis ist ein erhöhter ROI, da Unternehmen hohe Volumina effizient verarbeiten und gleichzeitig die Verschwendung von Ressourcen minimieren können..
Zukunftssichere Vorgänge beim Dokumentenmanagement
Da sich die Datenverarbeitung ständig weiterentwickelt, bietet Right-Speed Scanning eine Lösung, die mit dem Unternehmen wächst. Durch die Möglichkeit, viele unterschiedliche Dokumententypen zu verarbeiten und sich an schwankende Volumen anzupassen, bereitet Right-Speed Scanning das Unternehmen auf zukünftige Herausforderungen vor. Die Lösung lässt sich flexibel und nahtlos in Backend-Systeme integrieren, verwaltet Compliance-Standards und verarbeitet sensible Daten sicher – alles in einem einzigen, effizienten Arbeitsablauf.
Die Leistung von Right-Speed Scanning mit OPEX® Gemini®
Der OPEX® Gemini® Scanner bietet das volle Potenzial von Right-Speed Scanning. Mit fortschrittlichen Funktionen wie Doppeleinzug, Mehrfacheinzugserkennung und hochauflösender Bildverarbeitung verarbeitet der Gemini-Scanner effizient alle Aufträge, von sauberen Dokumentenstapeln bis hin zu komplexen, heterogenen Papieraufträgen. Dank seines konfigurierbaren Designs lässt er sich an unterschiedliche Arbeitslasten anpassen, während die Integration der OPEX CertainScan® Software-Suite sicherstellt, dass jeder Scan den Qualitäts- und Sicherheitsstandards entspricht. Der Gemini-Scanner bietet Unternehmen die Anpassungsfähigkeit, Effizienz und Sicherheit, die sie für die Verwaltung verschiedener Dokumenten-Workflows benötigen – heute und in Zukunft.
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